Rechtmatig inhuren van tijdelijk personeel door aanbestedingsplichtige organisaties

Overheden en andere organisaties huren steeds vaker tijdelijk personeel in. Wanneer je hier als organisatie mee te maken hebt en aanbestedingsplichtig bent, is het belangrijk om de daarbij horende wettelijke aspecten van het inhuren van tijdelijk personeel te begrijpen. Zo minimaliseer je het inhuurrisico en huur je tijdelijk personeel rechtmatig in. Wij vertellen je alles wat je hierover moet weten en wat je hiervoor moet doen.

Inhuren tijdelijk personeel

Wanneer je als aanbestedingsplichtige organisatie op regelmatige basis tijdelijk personeel inhuurt, moet dit op een rechtmatige manier gebeuren. Dit is bepaald in de aanbestedingswet van 2012.

Deze wet is onder andere in het leven geroepen om ervoor te zorgen dat meer transparantie is omtrent aanbestedingen en om de prijs-kwaliteitsverhouding van de aanbestedingen te verbeteren. In deze wet is er bepaald dat je als organisatie moet aanbesteden wanneer je opdracht of project boven het Europese drempelbedrag uitkomt.

Samen de juiste opdracht uitzetten?

Waarom rechtmatig inhuren van tijdelijke personeel?

Wanneer jouw organisatie door pieken en dalen in productiviteit of regelmatig tijdelijke (specialistische) projecten uitvoert, is het inhuren van tijdelijk personeel een goede overweging. Er zijn dan een aantal voorbeelden te noemen wanneer het verstandig lijkt om de inhuur van tijdelijk personeel te overwegen:

1. Flexibiliteit en piekbelasting: Overheidsorganisaties hebben te maken met fluctuaties in werklast, zoals tijdelijke projecten, seizoensgebonden activiteiten of onverwachte behoeften. Het rechtmatig inhuren van tijdelijk personeel bied je de flexibiliteit om de juiste vaardigheden en capaciteiten op korte termijn aan te trekken en af te stoten wanneer dat nodig is.
2. Specialistische kennis en expertise: Voor specifieke taken of projecten is het nodig om personeel met specialistische kennis en expertise in te huren. Door gebruik te maken van het inhuurproces kunnen overheidsorganisaties toegang krijgen tot de benodigde deskundigheid zonder de verplichting om permanent personeel in dienst te nemen.
3. Kostenbeheersing: Het rechtmatig inhuren van tijdelijk personeel is kostenefficiënter dan het aannemen van vast personeel, vooral wanneer de behoefte aan extra werkkracht slechts tijdelijk is. Het stelt ze in staat om hun uitgaven beter te beheren en de flexibiliteit te behouden. Dit om de omvang van het personeelsbestand aan te kunnen passen aan de behoeften.

Dit zijn de belangrijkste redenen voor overheidsorganisaties om tijdelijk personeel in te huren. Hierbij moet er transparantie, eerlijkheid en gelijke kansen gewaarborgd worden. Je zal zorgvuldig moeten omgaan met selectiecriteria, contractuele verplichtingen en het beheer van tijdelijk personeel om ervoor te zorgen dat de praktijken voldoet aan ethische en wettelijke normen. Hou daarbij ook in ieder geval rekening met de volgende zaken:

• Specifieke wettelijke vereisten: hou rekening met specifieke wettelijke vereisten en procedures bij het inhuren van tijdelijk personeel. Dit kan onder andere betrekking hebben op openbare aanbestedingen, transparantie, eerlijke concurrentie en gelijke behandeling van potentiële kandidaten.
• Compliance met regelgeving: voldoe aan regelgeving met betrekking tot arbeidsrecht, belastingen, sociale premies en non-discriminatie. Het is essentieel dat je de juiste procedures volgt. Contracten opstelt die voldoen aan de geldende wetgeving en zorgt voor correcte belastingafdrachten en sociale premies.

Tip: Zorg ervoor dat je eerst advies bij een gerenommeerde partij inwint voordat je start met het inhuren van tijdelijk personeel. Dit voorkomt onnodige kosten of juridische consequenties achteraf.

Hoe huur je rechtmatig tijdelijk personeel in?

Een populaire en veilige manier van tijdelijk personeel inhuren is via een dynamisch aankoopsysteem (DAS). Een dynamisch aankoopsysteem is een digitaal platform dat wordt gebruikt door aanbestedende diensten om leveranciers te selecteren en contracten af te sluiten voor de aankoop van goederen, werken of diensten. Via dit systeem kan je op een gestroomlijnde en flexibele manier een selectie maken van je leveranciers op basis van de vooraf vastgestelde criteria.

Wanneer je start met dit digitale platform stuur je 30 dagen van te voren een officieel bericht op een online marktplein om te laten weten dat je als organisatie voortaan grotere opdracht gaat uitbesteden.

Een belangrijk punt is het openbaar publiceren van de opdracht op een openbaar platform. Een voorbeeld hiervan is TenderNed. Dat is een online marktplein voor aanbestedingen van de Nederlandse overheid. Door een automatische koppeling van ons dynamisch aankoopsysteem met TenderNed, worden alle opdrachten en gunningen doorgezet en openbaar gemaakt. Dit zorgt voor transparantie en geeft alle leveranciers inzicht in hoe de gunning tot stand is gekomen.

Als nieuwe partij heb je ook de mogelijkheid om je te registreren op het (desbetreffende) dynamisch aankoopsysteem als leverancier om zo in het vervolg ook te kunnen inschrijven voor een opdracht.

Meer over TSF Inhuur

Wat zijn gevaren voor je organisatie?

Wanneer jouw organisatie tijdelijk personeel niet op een rechtmatige manier inhuurt, kunnen er verschillende gevaren en negatieve gevolgen ontstaan. Dit zijn enkele van de belangrijkste risico’s:

• Juridische consequenties: Het niet naleven van wettelijke voorschriften bij het inhuren van tijdelijk personeel leidt tot juridische geschillen en claims. Dit kan resulteren in hoge juridische kosten, schadevergoedingen en reputatieschade voor je organisatie.
• Financiële consequenties: Het incorrect inhuren van tijdelijk personeel kan financiële gevolgen hebben. Het niet correct toepassen van belasting- en premieregels leidt tot boetes en naheffingen.
• Negatieve impact op personeelsbeheer: Het inhuren van tijdelijk personeel op een niet-rechtmatige manier leidt tot een slecht personeelsbeheer. Dit leidt tot ontevredenheid onder zowel tijdelijk als vast personeel, wat kan leiden tot een negatieve werkomgeving en verminderde productiviteit.
• Verlies van vertrouwen en reputatieschade: Het niet naleven van de juiste procedures en regelgeving kan leiden tot een verlies van vertrouwen bij klanten, andere organisaties en stakeholders. Dit kan leiden tot reputatieschade voor je organisatie, wat daarna moeilijk te herstellen is.
• Inefficiënt gebruik van middelen: Het niet op een rechtmatige manier inhuren van tijdelijk personeel leidt tot inefficiënt gebruik van middelen. Dit kan onder meer leiden tot overbodige kosten, onnodige administratieve lasten en suboptimale personeelsbezetting.

Om de bovenstaande gevaren te voorkomen, is het essentieel dat je organisatie de juiste procedures en regelgeving volgt bij het inhuren van tijdelijk personeel. Dit omvat onder andere het voldoen aan wettelijke voorschriften, het correct opstellen van contracten en het waarborgen van eerlijke behandeling. Wij bieden jullie middels ons dynamisch aankoopsysteem alle handvatten voor rechtmatige inhuur.

Meer artikelen

19 augustus 2024

Wat is een Dynamisch Aankoopsysteem (DAS)?

Een Dynamisch Aankoopsysteem (DAS) wordt gebruikt voor de inhuur van tijdelijk personeel of zzp’ers. Een DAS systeem wordt ook wel inhuurdesk, digitaal aankoopsysteem of marktplaats genoemd.

Meer informatie

31 augustus 2023

De 5 voordelen van een dynamisch aankoopsysteem

Een dynamisch aankoopsysteem, ook wel DAS genoemd, biedt verschillende voordelen voor aanbestedingsplichtige organisaties. Wanneer je als organisatie op regelmatige basis tijdelijk personeel inhuurt…

Meer informatie

15 februari 2023

Recruitmentondersteuning

Bij het uitzetten van je inhuuropdrachten in markt komen er een hoop vragen en eisen bij kijken. Hoe stel je een goede opdracht op en hou je ook rekening met de rechtmatigheid van de opdracht?

Meer informatie